Umsatzsteuer für selbstständige Lehrkräfte: § 4 Nr. 21 und Kleinunternehmerregelung erklärt

Was regelt § 4 Nr. 21 UStG genau?

§ 4 Nr. 21 UStG (Umsatzsteuergesetz) befreit bestimmte Leistungen von der Umsatzsteuer. Die Befreiung gilt für Leistungen, die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienen — also zum Beispiel Sprachunterricht, DaF- oder DaZ-Kurse, Prüfungsvorbereitung oder ähnliche Lehrveranstaltungen.

Die Steuerbefreiung greift nach aktuellem Stand in zwei Konstellationen:

• Leistungen an anerkannte Bildungseinrichtungen: Wenn du im Auftrag einer Schule, Volkshochschule, eines anerkannten Sprachinstituts oder einer vergleichbaren Einrichtung unterrichtest, können deine Leistungen steuerfrei sein.
• Eigene Bildungseinrichtung mit Bescheinigung: Wenn du selbst als Bildungseinrichtung anerkannt bist und eine entsprechende Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde vorliegt.

Wichtig: Die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 21 UStG ist leistungsbezogen — sie hängt nicht davon ab, wie viel du verdienst. Sie gilt grundsätzlich auch dann, wenn dein Jahresumsatz deutlich über 100.000 € liegt. Die genaue Prüfung, ob deine konkreten Leistungen die Voraussetzungen erfüllen, solltest du im Zweifelsfall mit einer Steuerberatung klären.

Was ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine umsatzbezogene Vereinfachungsregelung. Wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr voraussichtlich nicht mehr als 25.000 € betragen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 100.000 € nicht überschreiten wird, kannst du in der Regel auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichten.

Als Kleinunternehmer:in stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und gibst auch keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Du hast dafür aber auch kein Recht auf Vorsteuerabzug — kannst also gezahlte Mehrwertsteuer auf Einkäufe nicht zurückfordern.

Zur Berechnung des Gesamtumsatzes: Bestimmte steuerfreie Umsätze — darunter können auch Umsätze nach § 4 Nr. 21 UStG fallen — werden in bestimmten Konstellationen nicht in den umsatzsteuerlichen Gesamtumsatz einbezogen. Das hat Konsequenzen für die Frage, ob du die Kleinunternehmergrenze erreichst. Diese Einordnung ist im Einzelfall komplex und sollte steuerlich geprüft werden.

Die Kleinunternehmerregelung gilt unabhängig davon, was du anbietest — sie ist eine Entscheidung auf Unternehmensebene, nicht auf Leistungsebene.

Was ist der Unterschied zwischen beiden Regelungen?

Der grundlegende Unterschied lässt sich so zusammenfassen:

Beide Regelungen schließen sich nicht gegenseitig aus. Es ist möglich, dass du gleichzeitig Leistungen nach § 4 Nr. 21 UStG erbringst und Kleinunternehmer:in bist. Es ist auch möglich, dass keine der beiden Regelungen greift — zum Beispiel wenn du steuerpflichtige Leistungen erbringst und die Kleinunternehmergrenze überschritten hast.

Wann greift welche Regelung — ein Beispiel aus der Praxis?

Beispiel: Yasmin ist freiberufliche DaZ-Lehrkraft. Sie unterrichtet an einer Volkshochschule (VHS) und gibt außerdem privat Nachhilfestunden in Englisch.

• Ihre VHS-Honorare betragen im Jahr rund 18.000 €. Diese Leistungen könnten nach § 4 Nr. 21 UStG steuerfrei sein, weil sie im Auftrag einer anerkannten Bildungseinrichtung erbracht werden.
• Ihre privaten Nachhilfestunden bringen 4.000 € pro Jahr. Diese Leistungen sind nicht automatisch nach § 4 Nr. 21 UStG befreit — hier kommt es auf die konkreten Umstände an.
• Ihr Gesamtumsatz liegt bei 22.000 €. Damit liegt sie unter der Kleinunternehmergrenze von 25.000 € und könnte die Regelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen.

In Yasmins Fall wäre es denkbar, dass sie sowohl von der Bildungsleistungsbefreiung als auch von der Kleinunternehmerregelung profitiert — je nachdem, wie ihre Leistungen im Einzelnen eingeordnet werden. Für die genaue Einordnung sollte sie eine Steuerberatung hinzuziehen.

Was passiert bei Mischfällen?

Mischfälle entstehen, wenn du sowohl steuerfreie als auch steuerpflichtige Leistungen erbringst. Das ist in der Praxis häufig — zum Beispiel wenn du:

• an einer VHS unterrichtest (möglicherweise § 4 Nr. 21 UStG) und
• Übersetzungsarbeiten, Lehrwerkerstellung oder Coachings anbietest (in der Regel steuerpflichtig).

In diesem Fall musst du pro Leistung entscheiden, ob sie steuerfrei oder steuerpflichtig ist. Auf steuerpflichtige Leistungen weist du — sofern du nicht Kleinunternehmer:in bist — Umsatzsteuer aus. Auf steuerfreie Leistungen nicht.

Das hat auch Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug: Bei gemischten Tätigkeiten kann es eine sogenannte Vorsteueraufteilung geben — ein komplexes Thema, das unbedingt steuerlich begleitet werden sollte.

Wichtig: Auch wenn du insgesamt Kleinunternehmer:in bist, gelten die Rechnungsanforderungen. Du weist keine Umsatzsteuer aus und darfst sie auch nicht ausweisen — musst aber dennoch auf deinen Rechnungen den Grund angeben, z.B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.

Was muss auf der Rechnung stehen?

Je nachdem, welche Regelung gilt, unterscheiden sich die Pflichtangaben auf deiner Rechnung:

Bei § 4 Nr. 21 UStG:

• Kein Umsatzsteuerausweis
• Hinweis auf die Steuerbefreiung, z.B.: „Steuerfreie Leistung gemäß § 4 Nr. 21 UStG"
• Keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich (wenn du ausschließlich steuerfreie Leistungen erbringst)

Bei § 19 UStG (Kleinunternehmer):

• Kein Umsatzsteuerausweis
• Hinweis, z.B.: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 Abs. 1 UStG"
• Keine USt-IdNr. erforderlich

Bei steuerpflichtigen Leistungen:

• Umsatzsteuer ausweisen (7 % oder 19 %, je nach Leistungsart)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben
• Alle weiteren Pflichtangaben nach § 14 UStG

Kurze Anmerkung zu E-Rechnungen

Seit dem 01.01.2025 gelten neue Regeln zur E-Rechnung im B2B-Bereich (Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen). Ein einfaches PDF gilt dabei nicht automatisch als E-Rechnung im technischen Sinne. Für Leistungen an Privatpersonen (B2C) gelten diese Pflichten nicht. Die genauen Übergangsfristen und ob du betroffen bist, solltest du mit deiner Steuerberatung klären.

Brauchst du eine Bescheinigung nach § 4 Nr. 21 UStG?

Die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 21 UStG setzt in bestimmten Fällen eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde voraus — in der Regel das Kultusministerium oder eine nachgeordnete Behörde. Diese Bescheinigung bestätigt, dass die erbrachten Leistungen auf einen Beruf oder eine Prüfung vorbereiten.

Wer unterrichtet im direkten Auftrag einer bereits anerkannten Einrichtung (z.B. VHS, Sprachschule mit Bescheinigung), benötigt in der Regel selbst keine eigene Bescheinigung — die Steuerbefreiung der Einrichtung erstreckt sich auf die beauftragten Lehrkräfte.

Wer dagegen eigene Kurse anbietet und als Bildungseinrichtung anerkannt werden möchte, muss die Bescheinigung selbst beantragen. Das Verfahren und die Voraussetzungen sind je nach Bundesland unterschiedlich.

Hinweis: Die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 21 UStG greift nicht automatisch — sie muss aktiv geltend gemacht werden und setzt die Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen voraus.

Was solltest du konkret tun?

Als erste Orientierung kannst du folgende Fragen für dich durchgehen:

1. Welche Leistungen erbringst du? Unterscheide: reine Unterrichtstätigkeit vs. andere Tätigkeiten (Übersetzung, Coaching, Materialerstellung).
2. Für wen arbeitest du? Anerkannte Bildungseinrichtung oder direkt für Privatpersonen?
3. Wie hoch ist dein Gesamtumsatz? Vorjahr und laufendes Jahr im Blick behalten.
4. Hast du eine Bescheinigung oder arbeitet dein Auftraggeber mit einer solchen?
5. Bist du als Kleinunternehmer:in beim Finanzamt gemeldet?

In Honora kannst du für jeden Auftraggeber den jeweiligen Steuerstatus hinterlegen — so behältst du den Überblick, welche Rechnungen ohne Umsatzsteuer und mit welchem Hinweis ausgestellt werden.

Für eine verlässliche Einordnung deiner persönlichen Situation empfiehlt sich in jedem Fall eine Rücksprache mit einer Steuerberatung — gerade bei Mischfällen oder wenn du unsicher bist, ob deine Leistungen die Voraussetzungen des § 4 Nr. 21 UStG erfüllen.