Honorarrechnung für Lehrer: Pflichtangaben, Muster und Checkliste

Welche Angaben muss eine Honorarrechnung enthalten?

Für Rechnungen gelten die Vorgaben aus § 14 Abs. 4 UStG. Sie gelten unabhängig davon, ob du Umsatzsteuer ausweist oder nicht.

Bei Rechnungen bis 250 € brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben. In der Praxis lohnt es sich trotzdem, immer vollständig zu schreiben — Auftraggeber wie Volkshochschulen und Sprachschulen verlangen die vollständige Form meist ohnehin.

Wie weist du Unterrichtseinheiten korrekt aus?

Der häufigste Schwachpunkt ist die Leistungsbeschreibung. „Unterricht im Juli" ist zu vage. Nachvollziehbar wird es, wenn Kurs, Anzahl und Dauer erkennbar sind.

Eine bewährte Struktur:

• Kursbezeichnung – z. B. „Integrationskurs, Modul 4, Gruppe B1"
• Anzahl der Unterrichtseinheiten – z. B. „20 UE"
• Dauer einer Unterrichtseinheit – z. B. „45 Minuten"
• Zeitraum oder Termine – z. B. „01.07. – 31.07.2026"
• Satz pro Unterrichtseinheit – z. B. „32,00 €"

Wichtig ist der Unterschied zwischen Unterrichtseinheit und Zeitstunde: 20 UE à 45 Minuten sind 15 Zeitstunden. Wenn im Honorarvertrag ein Satz „pro Stunde" steht, kläre vor der ersten Rechnung, welche Einheit gemeint ist. Genau daran entstehen die meisten Rückfragen.

Was gilt für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer?

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung, zum Beispiel:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Maßgeblich sind aktuell zwei Grenzen des Gesamtumsatzes — nicht des Gewinns: 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Bestimmte steuerfreie Umsätze können bei der Berechnung des Gesamtumsatzes herausfallen. Ob und wie deine Honorare hineinzählen, ist ein typischer Einzelfall für die Steuerberatung.

Ohne Umsatzsteuerausweis darfst du keine Vorsteuer aus deinen eigenen Ausgaben ziehen. Das ist der Preis für die einfache Rechnung.

Und wenn dein Unterricht nach § 4 Nr. 21 UStG steuerfrei ist?

§ 4 Nr. 21 UStG befreit bestimmte Bildungsleistungen von der Umsatzsteuer — zum Beispiel Unterricht an Schulen und anerkannten Einrichtungen oder als Privatlehrkraft im Rahmen einer entsprechenden Beschäftigung. Die Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Auftraggeber, und häufig legt der Auftraggeber eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde vor.

Wichtig: § 4 Nr. 21 UStG und § 19 UStG sind zwei verschiedene Regelungen und keine Alternativen zueinander. Die eine betrifft die Art deiner Leistung, die andere deinen Umsatz. Es kann sein, dass beides auf dich zutrifft — oder nur eines von beidem.

Auf einer steuerfreien Rechnung steht kein Umsatzsteuerbetrag, sondern ein Hinweis wie:

Steuerfreie Leistung gemäß § 4 Nr. 21 UStG.

Wenn du für denselben Auftraggeber teils steuerfreie und teils steuerpflichtige Leistungen erbringst, trenne sie in getrennten Rechnungspositionen. Wie deine Kurse einzuordnen sind, solltest du einmal steuerlich klären lassen — danach bleibt es meist über Jahre gleich.

Wie rechnest du Fahrtkosten und Ausfallstunden ab?

Fahrtkosten

Fahrtkosten kannst du deinem Auftraggeber nur dann in Rechnung stellen, wenn das im Honorarvertrag oder in der Auftragsbestätigung vereinbart ist. Ist nichts vereinbart, hast du in der Regel keinen Anspruch auf Erstattung.

Setze sie als eigene Position an, nicht in den Stundensatz eingerechnet:

Unabhängig davon bleiben deine tatsächlichen Fahrten eine Betriebsausgabe in deiner Gewinnermittlung. Beides hat nichts miteinander zu tun — die Erstattung ist Einnahme, die Fahrt ist Ausgabe.

Ausfallstunden

Ob eine ausgefallene Stunde bezahlt wird, richtet sich nach deiner Vereinbarung. Üblich sind Fristen, zum Beispiel: Absagen später als 24 Stunden vor dem Termin werden zu 100 % berechnet. Formuliere die abgerechnete Ausfallstunde in der Rechnung ausdrücklich als solche:

Ausgefallene Unterrichtseinheit am 14.07.2026, Absage durch Auftraggeber weniger als 24 Stunden vor Beginn, vereinbarte Ausfallvergütung.

Eine klare Ausfallregelung im Honorarvertrag ist langfristig die wichtigste Grundlage für eine unproblematische Abrechnung.

Muster: Honorarrechnung einer DaF-Lehrkraft

Ein vereinfachtes Beispiel für eine Kleinunternehmerin, die eine Volkshochschule abrechnet:

Anna Becker · Musterstraße 12 · 12345 Musterstadt · Steuernummer 123/456/78900

An: Volkshochschule Musterstadt, Kursstraße 5, 12345 Musterstadt

Rechnungsbetrag: 655,20 €

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zahlungsziel: 14 Tage nach Rechnungseingang · IBAN DE00 1234 5678 9012 3456 78

Dieses Muster dient der Veranschaulichung. Deine Angaben und deine steuerliche Situation können abweichen — im Zweifel lass die Vorlage einmal fachlich prüfen.

PDF oder E-Rechnung — was gilt seit 2025?

Ein PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung im technischen Sinne. Gemeint ist damit ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.

• Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können.
• Für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen; für viele kleine Unternehmen greift die Pflicht erst später.
• Leistungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht nicht erfasst — hier bleibt das PDF möglich.

Für dich heißt das: Rechnest du Privatschüler ab, ändert sich zunächst nichts. Rechnest du Sprachschulen, VHS oder Unternehmen ab, frage dort nach, in welchem Format sie Rechnungen erwarten. Welche Frist für dich persönlich gilt, hängt von deinem Umsatz und deiner Rechtsform ab und sollte einmal geklärt werden.

Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen, die du ausstellst, und Belege zu deinen Ausgaben gehören in der Regel zehn Jahre in dein Archiv. Digitale Rechnungen müssen dabei unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert sein.

Praktisch bewährt hat sich:

1. Eine feste Nummernsystematik, z. B. 2026-01, 2026-02
2. Ein Ordner pro Jahr, in dem jede Rechnung als PDF liegt
3. Eine Übersicht, aus der Rechnungsdatum, Betrag und Zahlungseingang hervorgehen

Wer Rechnungen mit einer Software erstellt, hat diese Nachvollziehbarkeit automatisch. Honora legt Rechnungsnummern fortlaufend an und protokolliert Änderungen und Stornos, sodass deine Unterlagen auch Jahre später schlüssig bleiben.