Das Wichtigste in Kürze
- Die EÜR gilt für Freiberufler:innen als zulässige Gewinnermittlungsart – unabhängig von der Höhe des Umsatzes.
- Entscheidend ist der Zeitpunkt der Zahlung, nicht das Datum auf der Rechnung (Zufluss-/Abflussprinzip).
- Die amtliche Anlage EÜR wird über ELSTER oder eine Steuersoftware übermittelt, nicht über Buchhaltungs- oder Rechnungstools.
- Typische abzugsfähige Ausgaben sind Arbeitsmittel, Fachliteratur, Fortbildungen und anteilige Kommunikationskosten.
- Bei Unsicherheiten – etwa zur Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 21 UStG oder zur Kleinunternehmerregelung – lohnt die Rücksprache mit einer Steuerberatung.
Was ist die EÜR – und wer darf sie nutzen?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG (Einkommensteuergesetz). Sie steht Freiberufler:innen und Selbstständigen offen, die nicht gesetzlich zur Buchführung verpflichtet sind.
Als freiberufliche Lehrkraft – etwa als DaF/DaZ-Dozent:in, Sprachtrainer:in oder VHS-Honorarlehrkraft – bist du in der Regel freiberuflich tätig im Sinne des § 18 EStG. Das bedeutet: Du musst keine doppelte Buchführung (mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) erstellen, sondern kannst die deutlich schlankere EÜR verwenden.
Die EÜR besteht im Kern aus zwei Spalten:
- Einnahmen: alles, was dir im Kalenderjahr tatsächlich zugeflossen ist
- Ausgaben (Betriebsausgaben): alles, was du im Kalenderjahr tatsächlich bezahlt hast
Die Differenz ergibt deinen Gewinn – und auf diesen zahlst du Einkommensteuer.
Was bedeutet das Zufluss-/Abflussprinzip konkret?
Das Zufluss-/Abflussprinzip ist der wichtigste Grundsatz der EÜR: Eine Einnahme zählt in dem Jahr, in dem das Geld auf deinem Konto eingeht – nicht in dem Jahr, in dem du die Rechnung geschrieben hast.
Beispiel aus dem Lehrkraft-Alltag: Du hast im Dezember 2025 einen Intensivkurs an einer Sprachschule abgehalten und dafür eine Rechnung über 900 € gestellt. Die Sprachschule überweist den Betrag erst im Januar 2026. Dann gilt: Die 900 € sind eine Einnahme des Jahres 2026, nicht 2025 – auch wenn die Leistung 2025 erbracht wurde.
Dasselbe gilt für Ausgaben: Kaufst du im Dezember 2025 Fachliteratur und bezahlst per Kreditkarte, aber die Abbuchung erfolgt erst im Januar 2026, dann ist die Ausgabe dem Jahr 2026 zuzuordnen.
Wichtig zu verstehen: Das Rechnungsdatum und das Leistungsdatum sind für die EÜR grundsätzlich nicht entscheidend. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des tatsächlichen Geldflusses. Das macht die Buchführung zwar einfacher, erfordert aber genaues Hinschauen beim Jahreswechsel.
Rechnungsdatum vs. Zahlungsdatum – wo liegt der Unterschied?
Viele Honorarlehrkräfte verwechseln diese beiden Daten oder setzen sie gleich. Hier eine kurze Übersicht:
| Begriff | Bedeutung | Relevant für |
|---|---|---|
| Rechnungsdatum | Datum, an dem du die Rechnung ausgestellt hast | Pflichtangabe auf der Rechnung, Fälligkeit |
| Leistungsdatum | Datum, an dem der Unterricht oder Kurs stattfand | Pflichtangabe auf der Rechnung |
| Zahlungsdatum | Datum, an dem der Betrag auf deinem Konto eingegangen ist | EÜR – Zuordnung zum Steuerjahr |
Für deine EÜR zählt also das Zahlungsdatum. Führe deshalb am besten von Anfang an eine Tabelle oder ein Buchführungsdokument, in der du neben dem Rechnungsdatum auch das tatsächliche Eingangsdatum der Zahlung festhältst.
Welche Einnahmen gehören in die EÜR?
Alle Beträge, die dir im Laufe des Jahres für deine selbstständige Lehrtätigkeit zugeflossen sind, gehören als Einnahmen in die EÜR. Dazu zählen typischerweise:
- Honorare von Sprachschulen, VHS, Bildungsträgern oder Unternehmen
- Einnahmen aus privatem Unterricht (Einzelpersonen)
- Honorare aus Online-Kursen oder Webinaren
- Einnahmen aus Kursunterlagen oder Lernmaterialien, die du verkaufst
- Erstattungen von Fahrtkosten oder Materialkosten, die du weiterberechnest
Hinweis zur Umsatzsteuer: Wenn du Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) bist oder deine Leistungen nach § 4 Nr. 21 UStG steuerfrei sind, weist du in der Regel keine Umsatzsteuer aus. In diesem Fall ist der Rechnungsbetrag zugleich deine Bruttoeinnahme. Falls du regelbesteuert bist und Umsatzsteuer erhebst, gehört nur der Nettobetrag als Betriebseinnahme in die EÜR – die vereinnahmte Umsatzsteuer wird separat behandelt.
Zur Klarstellung: § 4 Nr. 21 UStG (Steuerbefreiung für bestimmte Bildungsleistungen) und § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) sind zwei voneinander unabhängige Regelungen. Welche auf dich zutrifft – oder ob beide relevant sind – hängt von deiner konkreten Situation ab. Lass das im Zweifel steuerlich klären.
Welche Ausgaben kannst du als Betriebsausgaben absetzen?
Als Betriebsausgaben gelten alle Aufwendungen, die durch deine selbstständige Tätigkeit veranlasst sind. Typische Beispiele für freiberufliche Lehrkräfte:
Arbeitsmittel und Unterrichtsmaterial
- Bücher, Lehrwerke, Kopien, Druckkosten
- Stifte, Papier, Whiteboards, Flipcharts
- Laptop, Tablet oder Headset (bei gemischter privater/beruflicher Nutzung nur anteilig)
Kommunikation und Software
- Anteilige Telefon- und Internetkosten
- Abonnements für Videokonferenz-Tools oder Lernplattformen
Fortbildung und Fachliteratur
- Seminare, Webinare, Zertifikatslehrgänge mit Berufsbezug
- Fachzeitschriften und Fachliteratur
Fahrtkosten
- Fahrten zu Unterrichtsorten: pauschal 0,30 € pro Kilometer (Entfernungskilometer bei regelmäßiger Arbeitsstätte oder tatsächliche Kosten bei wechselnden Einsatzorten – die genaue Behandlung sollte steuerlich geklärt werden)
- ÖPNV-Tickets für Berufsfahrten
Sonstiges
- Beiträge zu Berufsverbänden
- Steuerberatungskosten (anteilig, soweit beruflich veranlasst)
- Kontoführungsgebühren für ein berufliches Konto
Wichtig: Bewahre für jede Ausgabe den Beleg auf – digital oder in Papierform. Ohne Beleg ist eine Betriebsausgabe schwer nachweisbar.
Wie wird die EÜR ans Finanzamt übermittelt?
Die amtliche Anlage EÜR ist seit 2017 für alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften Pflicht – also auch für freiberufliche Lehrkräfte mit einem Gewinn über 410 € im Jahr.
Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über:
- ELSTER (das offizielle Online-Portal der Finanzverwaltung unter elster.de)
- Eine zugelassene Steuersoftware (z. B. WISO, taxfix, Steuererklarung.de u. a.)
- Über deine Steuerberatung
Buchhaltungs- oder Rechnungstools – also auch Software wie Honora – übertragen die EÜR nicht ans Finanzamt. Sie helfen dir, deine Einnahmen und Ausgaben laufend zu erfassen und strukturiert aufzubereiten. Die eigentliche Steuererklärung musst du dann in ELSTER oder einer Steuersoftware selbst ausfüllen oder durch eine Steuerberatung übermitteln lassen.
Die Steuererklärungsfrist liegt in der Regel am 31. Juli des Folgejahres (ohne Steuerberatung) oder – mit Steuerberatung – deutlich später. Für das Steuerjahr 2025 beispielsweise wäre die Abgabe ohne Beratung in der Regel bis 31. Juli 2026 fällig.
Wie läuft die EÜR praktisch ab? Ein Beispiel
Beispiel: Maria, DaZ-Honorarlehrkraft, Steuerjahr 2025
Maria unterrichtet Deutsch als Zweitsprache für drei Träger und gibt außerdem privaten Nachhilfeunterricht. Sie ist Kleinunternehmerin nach § 19 UStG.
Einnahmen 2025 (Zahlungseingang)
- Träger A: 8.400 €
- Träger B: 5.200 €
- Träger C: 3.600 €
- Privatschüler:innen: 1.800 €
- Summe Einnahmen: 19.000 €
Ausgaben 2025 (tatsächlich bezahlt)
- Lehrwerke und Kopierkosten: 340 €
- Fortbildung „DaZ-Methodik Online-Seminar: 280 €
- Anteilige Internetkosten (50 %): 180 €
- Fahrtkosten (Kilometer-Pauschale): 420 €
- Steuerberatungskosten: 350 €
- Diverses Büromaterial: 95 €
- Summe Ausgaben: 1.665 €
Gewinn: 19.000 € – 1.665 € = 17.335 €
Dieser Gewinn wird in der Einkommensteuererklärung angegeben und mit dem persönlichen Steuersatz versteuert. Ob und in welchem Umfang Marias Leistungen auch unter § 4 Nr. 21 UStG fallen könnten, ist eine separate umsatzsteuerliche Frage, die individuell zu klären wäre.
Was ist mit gemischten Ausgaben – privat und beruflich?
Viele Anschaffungen nutzt du sowohl privat als auch beruflich: das Smartphone, den Laptop, die Internetverbindung. Hier gilt:
- Du kannst nur den beruflichen Anteil als Betriebsausgabe geltend machen.
- Den Anteil schätzt du realistisch und dokumentierst ihn kurz (z. B. „Internet: 60 % beruflich, 40 % privat → 60 % der Kosten als Betriebsausgabe angesetzt").
- Für Arbeitsmittel bis zu einem bestimmten Nettowert (sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG) gibt es vereinfachte Abschreibungsregeln. Die aktuellen Grenzen solltest du mit deiner Steuerberatung abstimmen, da sie sich ändern können.
Bei reinen Arbeitsmitteln wie einem Lehrbuch, das du ausschließlich beruflich nutzt, kannst du in der Regel den vollen Betrag ansetzen.
Welche Besonderheiten gelten beim Jahreswechsel?
Der Jahreswechsel ist in der EÜR eine kritische Phase. Zwei häufige Fallstricke:
1. Spät eingegangene Honorare Hast du im Dezember 2025 Unterricht gegeben und das Honorar geht erst im Januar 2026 ein? Dann gehört es ins Steuerjahr 2026. Manche Lehrkräfte buchen solche Zahlungen fälschlicherweise dem „falschen
Jahresend-Checkliste EÜR für Honorarlehrkräfte
Halte deine Einnahmen und Ausgaben das ganze Jahr über strukturiert fest – damit du am Jahresende alles EÜR-ready parat hast.
Honora übernimmt geleistete Unterrichtseinheiten direkt in die Rechnung — ohne Excel und ohne doppelte Eingabe.
30 Tage kostenlos testenHäufige Fehler
- Rechnungsdatum statt Zahlungsdatum erfassen: In der EÜR zählt ausschließlich der Zeitpunkt des tatsächlichen Geldzuflusses – das Rechnungsdatum ist für die Jahreszuordnung nicht maßgeblich.
- Umsatz und Gewinn verwechseln: Die Kleinunternehmer-Grenzen nach § 19 UStG beziehen sich auf den Gesamtumsatz, nicht auf den Gewinn – das sind zwei verschiedene Größen.
- § 4 Nr. 21 UStG und § 19 UStG als Alternativen betrachten: Beide Regelungen sind unabhängig voneinander und können in unterschiedlichen Konstellationen relevant sein – eine Steuerberatung hilft bei der Einordnung.
- Belege nicht aufbewahren: Ohne Belege lassen sich Betriebsausgaben im Zweifelsfall nicht nachweisen; auch digitale Belege müssen lesbar und vollständig archiviert sein.
- Vergessen, dass die EÜR über ELSTER übermittelt werden muss: Die Anlage EÜR ist ein amtliches Formular und gehört in die Einkommensteuererklärung – ein Rechnungstool ersetzt das nicht.
- Privatanteil bei gemischten Ausgaben weglassen: Kosten für Laptop, Smartphone oder Internet sind nur anteilig absetzbar; wer 100 % ansetzt, riskiert Rückfragen vom Finanzamt.
Häufige Fragen
Offizielle Quellen
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Alle Angaben wurden sorgfältig recherchiert, können jedoch individuelle Besonderheiten nicht berücksichtigen. Für verbindliche Auskünfte zu deiner steuerlichen Situation wende dich bitte an eine zugelassene Steuerberatung.